致 ***************公司 各董事

董事先生/女士：
秘書業務約定（下稱《約定書》）
閣下邀請本公司（以下簡稱「我司」）為 （以下簡稱「貴司」）提供所需秘書服務。 我司欣然接受聘任，並透過本《約定書》確認本司 對 貴司所提供之秘書服務範疇。  
我司出任 貴司秘書一職，職責範疇可以相當廣泛； 但是，根據我司之政策，對客戶一般只提供以下之秘書服務（以下簡稱「秘書服務」）：
秘書服務範疇
1.以 我司名義或我司關連公司名義，通告香港公司註冊處出任 貴司秘書；
2.以 貴司秘書身份， 按相關法例向香港公司註冊處按時編制及提交 貴司之周年申報表；
3.按 貴司董事之指示，在需要時，以 貴司秘書身份編制及提交香港公司註冊處之指定表格及單張（以下統稱「指明表格」）； 
4. 貴司授權 我司，以公司秘書身份，為 貴司選取合適地址，作為 貴司於香港收取檔之法定註冊地址（以下簡稱「註冊地址」）及郵遞地址；及
5. 貴司亦可授權 我司在聘任期內， 以 貴公司秘書身份，代為簽署 貴司利得稅報稅表－法團（BIR51）及僱主填報的薪酬及退休金報稅表（IR 56A及B）（BIR51、IR 56A及B以下統稱「報稅表」）。
以下為 貴司和 我司各自之責任：
董事的責任
我司就 貴司董事已確認及理解以下責任為基礎上提供秘書服務：
6.因公司董事有受信、要謹慎及技巧及努力行事的法律責任，貴司向 我司提供一切之資料必須是真實及足夠顯示有關狀況。
7.由於 我司在約定上只提供前述秘書服務範疇，除另有明文約定安排， 貴司必須自行處理其餘所有事務，包括但不限於管理層及股東會議紀錄或有關書面議決等。
8.雖然 我司以 貴司秘書身份代為簽署「報稅表」，但是確保 貴司之報稅表，以至會計記錄及財務報表等能否如實反映，全屬 貴司之責任。
9.為履行 我司相關法律責任， 在本《約定書》簽署之同時， 請 貴司向 我司親身展示 閣下或其董事和股東身份證或護照正本，或提供由專業人士發出之身份證或護照驗證副本。   
 秘書的責任
10.在 貴司沒有拖欠 我司所需任何文件、資料、回覆及或費用前提下，我們將為 貴司按時提供及完成上述秘書服務範疇內所有事項。  
11. 我司除負責編制及按時提交「指明表格」，同時亦需為 貴司之董事及股東法定登記冊存檔。
12.在進行秘書服務工作時， 我司是以 貴司代理人身份處理 貴司之事宜，以及在 貴司向我司提供一切有關資料之基礎上進行。對於任何由 貴司所提供之資料， 貴司必須確保正確無誤，我司只能作出適當查核或確認。
13.為履行秘書業務職責，我司必須持有有效之香港「信託或公司服務持牌人」（以下簡稱「TCSP」）牌照，在持續經營、選用註冊地址及其他TCSP要求方面， 我司需因時制宜為 貴司作出必須的改動及安排， 若因未能完成 貴司及其董事與股東之身分核實措施， 我司有責任，即時終止與 貴司業務關係。
秘書服務收費
14.「秘書服務」的收費是根據在處理貴司事務上所需的時間，所涉及的技術及責任程度而定，包括代繳香港商業登記年費、周年申報表年費、註冊地址年費及其他雜費。
15.年度收費上期徵收，首份賬單於服務展開前發出，續期賬單將在新一年度展開約六週前發出， 貴司於接獲賬單後即時繳付。 
16.倘在年度內，因在提供秘書服務過程中， 貴司在特殊情況下，導致 我司需要提供額外服務， 我司需要收取額外之費用。
其他條款
17.若 貴司因失去聯絡或其他原因而延誤繳付秘書服務費用， 我司可在不另發通知情況下，即時終止秘書服務，當中包括及不限於終止提供香港註冊地址、不接收及不傳遞信件、停止代繳任何費用等，因而導致 貴司受罰及或產生任何損失，我司概不負責。   在 貴司出現「接管」、「破產」及「清盤」等等的情況下， 我司作為 貴司秘書的身份，即時解除。
18.本《約定書》一經 貴司簽署，秘書任命即時及持續有效，直至本《約定書》被取代為止。請 貴司簽署本《約定書》及其碓認本後， 把碓認本交回我司，以示 貴司確認及同意本《約定書》所有條款，包括我司及 貴司各自之責任。
此致

承**************公司 董事局命，由以下董事簽署以示同意及接受此《約定書》所有條款。

_________________________(簽署)

_________________________(姓名)

_________________________(日期)